La crisis mundial del coronavirus continúa ejerciendo una presión sin precedentes sobre empresas de todos los tamaños, y las pautas cambian a diario a medida que el virus COVID-19 continúa propagándose. Nuestro enfoque es, por supuesto, garantizar la seguridad de nuestros clientes y empleados, y estamos comprometidos a apoyar a nuestros clientes durante este tiempo sin precedentes. Como parte de este apoyo, hemos puesto en marcha un nuevo proceso de realización de auditorías utilizando tecnología digital para asegurar la continuidad de nuestros servicios.
¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA REMOTA?
Una Auditoría Remota se lleva a cabo cuando un auditor externo audita los procesos, políticas, procedimientos y personal de la empresa de un cliente en tiempo real a través de las TIC (Tecnología de la Información y la Comunicación). Un auditor puede entrevistar a los auditados a través de herramientas de videoconferencia, teniendo la posibilidad de revisar (usando funcionalidades de pantalla compartida) los documentos de forma remota mientras hace preguntas o precisiones.
Se pueden entregar auditorías remotas (*) para cualquier proceso que no requiera ser verificado en el sitio verificando un proceso en ejecución (es decir, industrial o de fabricación).
(*) La elegibilidad estándar y las condiciones de auditoría remota son determinadas por cada organismo de acreditación, organismo de supervisión o propietario del esquema y deben ser respetadas.
¿CÓMO SE REALIZAN LAS AUDITORÍAS?
En Bureau Veritas utilizamos principalmente Microsoft Teams para videoconferencias, pero somos flexibles para usar otras herramientas como Zoom o Skype según lo que funcione mejor para nuestros clientes.
¿CUÁLES SON LOS PASOS DEL PROCESO DE AUDITORÍA REMOTA?
¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES DE ÉXITO PARA UNA AUDITORÍA REMOTA EFICAZ?
Requisitos previos clave para una auditoría remota eficaz y eficiente:
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Preparación de documentos: asegúrese de que los documentos estén listos y disponibles para compartirlos en la pantalla con el auditor. Dado que no es posible realizar una visita in situ, asegúrese de que todos los documentos sean accesibles de forma remota y se puedan compartir en línea. |
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Herramienta de TIC y buena conectividad: asegúrese de que su red tenga suficiente ancho de banda para admitir a varias personas conectadas en la reunión digital con pantalla compartida. En caso de que se necesite una sala específica para una mejor conectividad, asegúrese de que esté disponible para el tiempo de auditoría. |
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Seguridad y confidencialidad: asegúrese de tener una red segura con un sistema VPN (red privada virtual) que se pueda utilizar para conectarse al sistema de TIC. Los auditores de Bureau Veritas, por su parte, utilizarán BV VPN. |
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Disponibilidad del equipo: como cualquier auditoría de certificación, asegúrese de que todas las personas necesarias puedan acceder (y estén invitadas) a la videoconferencia y participar en la auditoría remota. Las personas pueden conectarse en cualquier momento que lo necesiten o lo requieran. |
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Gestión del tiempo: la auditoría remota requiere una gestión del tiempo específica en comparación con la auditoría in situ. Los auditores de BV adaptarán su programa de auditoría en consecuencia. |
¿QUÉ AUDITORÍAS SE PUEDEN HACER A DISTANCIA?
La mayoría de los organismos de acreditación (*) acordaron autorizar auditorías remotas durante la crisis de COVID-19 para mantener la validez del certificado y la continuidad del negocio. Estas autorizaciones se otorgan utilizando las pautas IAF MD4 / MD5 sobre cómo realizar auditorías remotas.
Estándares como ISO 9001 (Gestión de la calidad), ISO 14001 (Gestión medioambiental), ISO 45001 (Gestión de la seguridad y la salud), ISO 27001 (Gestión de la seguridad de la información), IATF 16949 (Gestión de la calidad automotriz), FSSC 22000 (Certificación básica del sistema de seguridad alimentaria) e ISO 22000 (Gestión de la seguridad alimentaria) son elegibles para la auditoría remota. En la mayoría de los casos, el 50% del contenido de auditoría normal podría entregarse de forma remota. En determinadas circunstancias, la auditoría se puede realizar hasta un 100% de forma remota (*). Estos casos se refieren únicamente a códigos industriales específicos; sobre todo cuando no hay ninguna actividad "in situ" o proceso de fabricación involucrado y para auditorías de vigilancia, por ejemplo.
Le recomendamos que se ponga en contacto con su equipo local de certificación de Bureau Veritas para comprobar si su estándar es elegible para la auditoría remota. También puede consultar con el organismo de acreditación de su país o con el propietario del esquema específico de su sector si su estándar puede ser auditado de forma remota durante el bloqueo de COVID-19.
(*) Solo los organismos de acreditación, los organismos de supervisión que rigen los estándares pueden definir la elegibilidad de la Auditoría Remota, las condiciones de aplicabilidad y el% aceptable de auditoría que se puede realizar. Hasta el momento (al 10 de abril) todavía existen organismos de acreditación u organismos de control que prohíben la realización de Auditorías Remotas.
¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS CLAVE DE LAS AUDITORÍAS REMOTAS?
- Mantenga su certificación
- Mayor eficiencia de la auditoría debido a una mayor flexibilidad y tiempos de viaje reducidos
- Ahorre tiempo y dinero ya que no es necesario viajar
- Mantener la continuidad comercial durante la pandemia
- Prepárese para reiniciar su actividad cuando termine el bloqueo
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